Uma das maiores perguntas que me fazem no blog e nas mídias sociais é “como eu faço para organizar meus papéis e documentos?!”
Fazemos o melhor que podemos, mas os papéis e documentos continuam a chegar. Parece que temos que estar constantemente separando, picotando, jogando fora, realocando, e organizando nossos documentos importantes, ou logo ficamos sobrecarregados por pilhas de tanta papelada.
Deixando de lado o fator bagunça, pode ser assustador não ter os documentos organizados, principalmente quando se precisa encontrar algo realmente importante.
Embora para muitos seja desanimador ter que lidar com pilhas e pilhas de papéis, essa semana nós iremos com os seus papéis e documentos, criar sistemas de organização e de manutenção e assim acabar com esse ciclo de desordem uma vez por todas.
Para que esse ciclo seja encerrado, nós precisamos estabelecer uma rotina que te de a oportunidade de cuidar de novos papéis assim que eles chegam e arquivá-los no local correto, e jogar fora tudo o que não precisamos.
Criar essa rotina para manter os papéis sob controle é o segredo para sempre ter seus papéis e documentos organizados para toda a família.
Então, vamos começar?!
Organizando Papéis e documentos
Antes de começar, se você ainda não tem um, compre uma caixa de arquivo à prova de fogo para seus documentos importantes.
1. Tenha seus materiais de escritório prontos para esse projeto. Tenha por perto itens como:
- Pastas de arquivos,
- Etiquetas,
- Canetas,
- Um scanner,
- E uma picotadeira de papeis, se você acha que pode precisar
2. Agora você vai começar a organizar seus papeis. Crie arquivos para cada categoria. Aqui estão as categorias mais populares que você pode usar:
- Legal
- Dinheiro
- Imposto
- Seguro
- Médico
- Casa
- Carro
- Trabalho
3. Em seguida, escaneie todos seus documentos importantes e os salve em um pen drive específico, bem como na nuvem.
4. Coloque todos seus documentos nos arquivos correspondentes que você criou. Lembre-se de etiquetar seus arquivos. Você pode fazer isso com notas adesivas do tipo post-it e então substituir com etiquetas de arquivo.
5. O próximo passo é gravar, organizar e manter seus documentos seguros. Faça uma lista ou crie uma planilha do que tem em cada arquivo. Imprima essa lista e guarde dentro da caixa à prova de fogo.
6. Finalmente, escolha um local para guardar sua caixa à prova de fogo. Deve ser um local de fácil acesso em caso de emergência.
Detalhando: Como organizar as categorias dos seus documentos
Vamos ver como organizar as categorias dos arquivos que você criou. Para isso, vamos dividir as categorias em cinco ao passo que organizamos os documentos:
- Documentos permanentes
- Dinheiro/impostos/propriedade
- Médico & odontológico, carteira de vacinação
- Cartão de crédito,
- Contas.
Debaixo de cada uma das cinco categorias, temos todos os arquivos que criamos quando estávamos organizando e separando. Vamos ver que arquivos vão em que categoria.
- Documentos permanentes – Itens para serem incluídos nessa seção são documentos, como:
- Certidão de nascimento
- Cartão cidadão
- Certidão de casamento
- Certidão de divórcio
- Procuração
- Testamento e declaração de vontade
- Green cards
- Certificado de alistamento militar/dispensa militar
- Dinheiro/impostos/propriedade – nessa seção você vai manter os seguintes documentos:
- escrituras
- contrato de compra e venda
- seguros
- inventário
- planta da propriedade
- contrato de aluguel
- e seguro residencial
- Médico & odontológico – Essa categoria leva:
- Cartão de convênio
- Sua lista de credenciados
- Apólice
- Mantenha a última apólice fornecida
- Cartão de crédito – Para essa seção, você deve fazer uma cópia de todos os seus cartões de créditos, frente e verso, e manter uma cópia. Mantenha o último contrato.
- Contas – Mantenha uma cópia de todos os fornecedores de serviços e mantenha-os nessa categoria para quando você precisar entrar em contato.
Para deixar sua vida mais fácil, você pode adquirir uma cópia do Fichário da Casa Organizada para organizar tudo em apenas um lugar.
Você vai encontrar uma lista completa do que pôr em cada categoria de documentos no checklist dessa semana.
Conclusão
A melhor maneira de organizar papéis e documentos é por organizá-los de forma que funcione para você.
Ao passo que você cumpre esse desafio, preste atenção se tem algo que talvez pareça estranho ou que não combina muito com suas necessidades. Talvez você precise fazer alguns ajustes, ou até adicionar ou remover alguma categoria.
Usar essas dicas como um guia vai te ajudar a andar na linha e manter seus papéis e documentos organizados de forma que seja fácil de encontrá-los depois, quando você precisar.
