Organização de Documentos com Tadeu Motta
Hoje eu tenho a honra de receber o Tadeu Motta, O Organizador no blog.
Tadeu é organizador profissional e fundador da empresa de organização de arquivos e documentos, O Organizador.
A primeira vez que eu vi o logo da empresa do Tadeu, eu imediatamente me senti atraída para saber mais sobre ele -um dos raros homens na nossa indústria- e a estória por trás da marca. Afinal, uma marca criativa e que diz a que veio é sempre um ótimo cartão de visitas!
Após contato online por mais de um ano, nós tivemos o prazer de nos conhecer pessoalmente na 2a. Conferência Internacional Personal Organizer, onde ele foi parte do painel Cases de Sucesso.
Eu agradeço imensamente ao Tadeu por tirar um tempo de sua agenda lotada e se disponibilizar para vir aqui no blog e compartilhar com a gente a sua experiência e conhecimento em gestão de documentos.
E se você quiser participar em um dos cursos do Tadeu, já marcados para o Rio, São Paulo e Belo Horizonte, veja as informações abaixo.
Serão 2 edições do Curso ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS PARA PERSONAL ORGANIZERS
E agora sem mais, vamos ao artigo do Tadeu!
Seja nas casas das pessoas ou numa grande empresa, o que determina o surgimento dos arquivos é o mesmo motivo: A necessidade de comprovar a realização de uma determinada atividade, de uma ação, permitindo que informações geradas nestas relações possam ser resgatadas quando necessário.
Resgatar estas informações tem enorme importância: elas subsidiam a tomada de decisões, garantem direitos, evitam repetição de experiências, e ainda ajudam a contar a história da vida deste indivíduo, desta família ou desta empresa.
Mas os arquivos só podem cumprir estas funções se forem mantidos organizados, o que quer dizer, fundamentalmente:
a) estar devidamente armazenado: em pastas, caixas, estantes, ou na mídia apropriada, seja ela qual for;
b) ser facilmente acessado: o caminho para a localização é lógico, de fácil compreensão aos usuários;
c) estar prontamente identificável: com etiquetas nas pastas ou caixas;
d) estar protegido: em condições apropriadas, e em locais que garantam sua conservação pelo tempo em que ele precisa existir;
e) ter o futuro definido: o prazo de guarda e a destinação final previamente estabelecidos.
Sem estas condições, os arquivos tendem a se transformar em depósitos de papéis sem utilidade, ocupando espaços cada vez maiores e mais insalubres. É o que ficou conhecido como arquivo morto.
Para quebrar a tendência à constituição destes depósitos, nas casas ou nas empresas, só há um caminho: Assumir o controle sobre a produção/acúmulo, a guarda e a destinação final dos documentos, de modo que os documentos entrem na nossa vida – se forem importantes – sejam mantidos da forma adequada e por tempo determinado, e sejam descartados quando se tornarem desnecessários.
Gestão de Documentos
É a chamada gestão dos documentos, um processo que se constitui de duas ferramentas principais:
O plano de classificação, que, um mapa que posiciona cada conjunto documental dentro da estrutura que o produziu, da atividade que o gerou. É um instrumento fundamental não só para posicionar o documento, mas principalmente para definir sua função e importância na vida daquela pessoa, daquela família ou daquela empresa.
A tabela de temporalidade, que vai estabelecer o tempo de permanência de cada conjunto de documentos nos diferentes arquivos, e a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
As Idades dos Documentos
Os documentos com os quais nos relacionamos têm um ciclo de vida, composto de três fases, com características bem distintas entre si, e que determinam a forma com que devem ser organizados, que tipo de materiais utilizar, onde armazenar, como localizar, etc.
Assim que surgem, e até que cumpram sua finalidade inicial, os documentos constituem o que chamamos de arquivo corrente, fase em são muito manipulados, e por isso mesmo devem permanecer o mais próximo possível de seus usuários, ao alcance da mão, de preferência em algum tipo de pasta que possa ser facilmente acessada.
Uma vez que sua missão inicial foi cumprida e gerou os devidos efeitos, a frequência de uso deste documento cai rapidamente, e muitas vezes ele já pode ser eliminado sem causar nenhum problema. Em outros casos, no entanto, alguns elementos presentes naquela ação inicial concluída podem gerar outras demandas de natureza administrativa ou legal, o que determina que aquele documento seja mantido por mais alguns anos, boa parte deles em 5 ou 6 anos, e alguns conjuntos por algumas décadas.
Essa necessidade de guarda por prazo mais longo, e pouca frequência de uso são as características da segunda fase do ciclo de vida dos documentos: o arquivo intermediário, que pode ocupar locais um pouco mais afastados, aguardando sua destinação final e assim liberando espaço para novos documentos no arquivo corrente.
A terceira fase do ciclo de vida do documento é o arquivo histórico ou permanente, formado por uma pequena parte de todo aquele acervo que um dia foi produzido e que constitui a memória do indivíduo ou da instituição, e que será mantida com o objetivo de preservá-la e, em alguns casos, até torná-la pública.
Compreender o ciclo de vida do documento, identificá-lo dentro da estrutura que o produziu, definir seus prazos de guarda e destino final: este é o mapa da mina quando se trata de gerenciar arquivos de qualquer tipo ou tamanho obtendo deles a eficiência desejada, seja em ambientes residenciais ou corporativos.
Saiba mais sobre o Tadeu e sua empresa através da apresentação abaixo.
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Você pode acompanhar todas as dicas, cursos de organização de documentos e novidades do Tadeu – O Organizador através de sua página no Facebook e de seu website – oorganizador.com.br
Tadeu Motta – O Organizador em suas próprias palavras:
“Sou Capixaba, coração botafoguense, Consultor de Organização Pessoal, parceiro das pessoas e das empresas que buscam tirar o máximo proveito de seu tempo, de seu espaço e de seu conhecimento.”
