Você já ouviu falar em Blocos de Tempo? Ainda não? Então essa é uma tática que eu uso há quase uma década, que tenho pra te ensinar e que vai te ajudar a ser mais produtiva e a revolucionar sua rotina dentro de casa!
Quem aqui nunca se pegou pensando que o tempo está passando cada vez mais rápido, que não sobra tempo pra nada e que, cada vez mais, o ano passa num piscar de olhos? Certamente muitas.
Na verdade, talvez não seja o tempo que esteja passando cada vez mais rápido, mas nossas distrações que estão aumentando. E programas de TV, redes como Netflix e as redes sociais têm papel fundamental nesse ponto.
O fato é que está faltando organização e concentração no que há para ser feito, concorda? Se deixarmos as distrações de lado, pode ser muito mais fácil fazer o que é preciso ser feito, dentro de pouco tempo e ainda arrumar espaço na agenda para a família, amigos e o lazer.
Cal Davenport trata do tópico distração e a como isso afeta a nossa capacidade de realizar trabalhos profundos e de qualidade em seu livro “Deep Work“. É uma leitura imperdível para quem quer recuperar seu tempo, ser mais produtivo e acima de tudo, mais feliz e realizado.
Muito bem! Hoje, eu vou te mostrar como os Blocos de Tempo vão te ajudar nessa missão. Vamos lá?
O Que São Blocos De Tempo?
Em inglês, nós chamamos esta técnica de organização do tempo de “batching“.
Batching é o processo de agrupar todas as atividades e tarefas relacionadas e realizá-las em um mesmo “bloco de tempo”. Se organizando assim, você otimiza os recursos necessários para a conclusão da tarefa. Essa técnica é ideal para aquelas atividades que se repetem com uma determinada frequência (semanal/mensal etc.).
Eu aprendi sobre batching com o coach de negócios e produtividade, Michael Hyatt, laaaaaá em 2011 e esta forma de me organizar tem sido essencial para eu conseguir produzir todo o meu trabalho.
Para que a compreensão fique mais fácil, eu gosto de usar o exemplo dado pela organizadora profissional Julie Morgenstern, no seu livro Time Management From The Inside Out.
Nele, Julie diz que assim como nós organizamos nossas camisetas em uma gaveta, shorts em outra, nosso tempo também pode ser compartimentalizado e agrupado, facilitando assim a gestão de recursos e claro, do tempo.
Ou seja, é quando você estipula X horas do dia X da semana, para fazer determinada atividade. Vamos aos exemplos?
- Sábado: das 16 – 17h: planejar o menu completo da semana.
- Domingo: das 14 – 17h: fazer todos os pré-preparos do menu da semana
- Todos os dias: 11 – 12h: Ler e responder e-mails
- Segunda: das 8 – 10h: planejamento da semana de trabalho
- Terça: das 14 – 18h: reuniões com clientes e fornecedores
- Quartas: das 12 – 18h – consultoria e mentoria
- Sexta: 14 – 18h: limpeza completa da casa
E assim por diante…
Ficou um pouco mais claro? Fazendo esse cronograma, você se organiza melhor, sabe o que irá ser feito e quando e já sabe quais são suas responsabilidades durante a semana. Aqui, a ideia é que, quando você esteja fazendo tal atividade do Bloco de Tempo, esteja 100% de cabeça nela, evitando o déficit de atenção que acontece quando pulamos de uma atividade para outra, no tal chamado multitarefas (multitasking).
Assim, você consegue completá-la (o que já é um ganho) e ainda, fazê-la mais rápido, pois há foco e não há distrações.
O que também é legal é que você não precisa fazer todas as suas tarefas em dia só, pode ir dividindo as responsabilidades ao longo da semana. Com isso, a rotina vai ficar infinitamente mais leve.
Como Criar Meus Blocos De Tempo?
Antes de tudo, é preciso analisar a sua rotina.
Você passa o dia inteiro em casa, trabalha full time, meio período, tem faculdade e cursos a noite….? Seus horários irão definir a divisão dos blocos de tempo e, quanto tempo em si, você tem disponível para cada um.
Depois, você pode fazer uma lista com todas as responsabilidades da casa e suas também, pessoais (aquelas coisas que você precisa ou quer muito fazer, como se dedicar a leitura, cuidar da pele com um spa day, fazer exercícios, etc.).
Com todas elas listadas, comece a separá-las em blocos de tempo que você acha que são necessários para cumprir tal atividade. E faça isso já com base na sua rotina atual. Se toda segunda-feira a noite você lê (ou tenta), mantenha esse hábito. Só que agora, transformando-o em um compromisso que vai receber seu foco total, sem distrações por X horas ou minutos.
E Amiga, Lembre-se De Ser Flexível!
Não adianta ir colocando uma tarefa atrás da outra e tudo em um dia ou dois. Assim você vai ficar exausta e logo vai desistir do programa. Deixe um espaço considerável entre um atividade e outra para tomar um café, passear com o cachorro, etc…
Além disso, como já falei antes, separe bem as atividades ao longo da semana, assim todo dia você terá um tempinho de sobra para fazer o que quiser ou, simplesmente, para fazer nada 🙂
Falando ainda em flexibilidade, pense sempre que seu primeiro esboço de Blocos de Tempo não é algo que está escrito em pedra. Você sempre poderá revê-lo, adaptando-o à sua rotina, conforme suas experiências.
Ele pode – e deve – ser uma evolução constante. Os compromissos mudam, o clima muda, os objetivos mudam… Sendo assim, faça alterações sempre que necessário.
Os Blocos De Tempo Serão Minha Nova Agenda?
Não necessariamente. Podemos dizer que em sua agenda você deixa seus compromissos pontuais. Por exemplo: médico dia 15, às 11h. Jantar na casa dos pais dia 20, às 19h. Entrega do artigo dia 25, e assim por diante.
Já seu cronograma dos Blocos de Tempo são seus compromissos fixos. Aqueles que devem ocorrer todas as semanas. Você pode deixar seu cronograma dentro da agenda sim, sem problemas. Mas o ideal, no começo, é deixá-lo em algum lugar bem visível.
Pode ser em um mural, na geladeira ou em qualquer lugar que você passe os olhos com frequência. Assim, fica difícil esquecer. Mas quando menos perceber, estará fazendo suas tarefas sem precisar consultá-lo.
E lembre-se sempre: o objetivo dos blocos de tempo é aumentar sua produtividade. Com foco total na tarefa. Eu amo essa técnica e espero de verdade, que ela te ajude como vem me ajudando há anos!
Gostou das dicas de como se organizar usando blocos de tempo? Então conte para mim sua experiência com organização do tempo no dia a dia! Aguardo seus comentários!
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Até a próxima!
