Como Ordernar el Archivero
Una de las preguntas más importantes que le hago a mis clientes es: ¿Cómo mantienes organizados tus papeles importantes en casa? Y me sorprende saber que muchos de ellos no tienen un sistema de archivo de papeles, ni siquiera un sistema básica, algunos simplemente tienen todos sus papeles dentro de un cajón y tienen que invertir mucho tiempo buscando lo que necesitan…
Con lo sencillo que es mantener el orden del papel en casa, y para que vean que de verdad no tiene gran ciencia, les voy a compartir uno de los sistemas más funcionales que aprendí al certificarme y que les puede ayudar para llevarlo a cabo este diciembre… empezando este 2014 con un archivero completamente organizado.
El primer paso es sacar el viejo archivero, o en su defecto, todos los papeles importantes que tienes en la casa. Y cuando digo todos, son todos: recibos de luz, agua, gas, renta, predial, médicos, seguros, coches, escuelas, actas, pasaportes, garantías, instructivos, etc… y ponlos en el suelo o una mesa grande sin ningún orden o acomodo…eso viene después.
Como en mi post pasado, vamos a utilizar las inigualables Banker´s Boxes, las cuales serán nuestra mejor herramienta. Con unos post-its escribe cuatro letreros: LEER, HACER, ARCHIVAR, BYE. Comienza a revisar CADA UNO de los papeles que tienes enfrente tomando en cuenta que sólo pueden caer dentro de esas 4 clasificaciones.
También vamos a necesitas folders colgantes del color que prefieras, un sharpie y las etiquetas que incluyen los folders colgantes.
Coloca 2 folders en Leer; 5 en hacer; 0 en bye; los demás en archivar.
BYE:
Definitivamente la más sencilla de llevar a cabo es esta. Todos los papeles que por algún motivo guardaste pero ya no sirven, van a la basura (trituradora). Si tienes alguna duda de si lo puedes tirar o no, siempre hay forma de investigar con la fuente para saber si es posible deshacerse de él o seguirlo guardando.
LEER:
Coloca dos folders colgantes dentro de esta caja y ponle las siguientes etiquetas (a mano):
Lectura Pasiva: Aquí vas a colocar los papeles que has guardado y “algún día” ibas a leer, las revistas que “algún día” ibas a ojear, copias de algo interesante que “más tarde” ibas a ver…y nunca hiciste pero estuvo sobre tu escritorio por meses.
Lectura Activa: circulares de los niños, trípticos de publicidad de un proveedor pendiente, y demás cosas que tengan URGENCIA de ser leídos.
HACER:
Coloca 5 folders colgantes dentro de esta otra poniendo las siguientes etiquetas (a mano) y coloca en cada día específico los papeles que tengas que tomar acción ese día de la semana.
LUNES: . (ej. pagar luz) Recibo de luz y el dinero con un clip.
MARTES: (ej. firmar la circular de la escuela) Ponla dentro ya firmada.
MIERCOLES: (ej. llamar al contador) un papel con el nombre y el tel del contador.
JUEVES: (ej. pagar la tarjeta de crédito) el estado de cuenta.
VIERNES: (ej. regresar libro a hermana) el libro
ARCHIVAR:
El resto de los folders colgantes van aquí. En ellos vas a ir archivando cada papel en una clasificación diferente (etiqueta a mano). Recuerda que entre más funcionales estén las clasificaciones, más rápido localizarás los papeles. Ejemplos de clasificaciones:
MÉDICOS
ACTAS
SEGUROS
ESCUELAS
RECIBOS
AUTOS
Una vez que terminas la clasificación de cada papel, así te queda el pre-archivero.
Ya que sabes exactamente cuáles son las clasificaciones de tu archivero final, te recomiendo que uses una etiquetadora para hacer los nombres, es lo que le da el toque profesional. En caso de que no tengas una disponible, puedes hacerlas sin problema en la computadora.
Existen cartuchos de etiquetadoras de todos colores, el más recomendable es blanco o transparente.
Asegúrate de colocar la etiqueta justo en medio para que quede uniforme.
Una vez listos los nuevos nombres los colocas en el archivero nuevo. No es necesario usar nuevos folders, los mismos que te sirvieron para hacer la selección y clasificación, los puedes pasar directo a este archivero con todo y los papeles dentro. Así ahorras mucho tiempo y sabes que no habrá errores, simplemente pon atención en colocar la etiqueta correcta en cada folder…y ¡listo! Ahora me crees que es súper sencillo tener tu propio archivero en casa…
DESPUÉS
…pero no hermos terminado. Todavía falta saber qué es lo que vamos a hacer con las otras dos cajas (LEER y HACER) porque lo que era BYE ya es basura. No te puedo explicar lo bien que vas a sentir cuando tires la cantidad de papeles que no te servían y estaban ocupando tanto espacio valioso…además del sentimiento de liberación total.
Una vez que tengas listo los folders de LEER y HACER, te invito a que vayas a tu escritorio, oficina o en donde haya una superficie plana y sea tu lugar preferido para sacar pendientes y coloques un porta-folders como este:
$49.90 pesos en Office Max México
$4.99 en Office Max USA
Y le coloques 3 folders de un diseño que vaya con la decoración de tu oficina:
www.officecandy.com
y a cada uno le pongas un nombre con la etiquetadora: por hacer, por leer, por archivar.
Te recomiendo que los acomodes en ese orden.
Ahora si:
Los papeles que tengas en el folder de Lectura Activa colócalos dentro del folder por leer y tu cerebro estará presionado de leerlo cada vez que veas el folder, ahora no se te pasará leer nada importante si siempre lo tiene en el lugar preciso y listo para una fácil lectura. Cuando termines de leerlo tiene dos opciones: BYE o ARCHIVAR, llévalo a cabo.
Las cosas que tienes en Lectura Pasiva, te invito a que las metas dentro de un porta-revistas, canasta o contenedor especial que coloques en el lugar de la casa/oficina donde te inspire leer tranquilamente. Puede ser desde la sala, la habitación, el patio, etc. pero el punto es que esté a la mano cuando te sientes a leer y no se te vaya la intención de hacerlo al ponerte a buscar lo que quieres leer. (ojo: este tipo de lectura no debe tener ningún deadline, entrega, prisa o urgencia por ser leído)
Si en el transcurso de la semana tienes cosas ya pagadas o que sea necesario archivar, no tienes que ir al archivero todos los días y meter las cosas. Ahora tienes tu folder de por archivar y puedes poner ahí todo hasta que encuentres o definas un día a la semana para ir al archivero y hacerlo. Así no pierdes tiempo durante la semana y lo haces todo de una vez.
En el folder de por hacer puedes meter 5 folders con los nombres de los días de la semana ya etiquetados y traspasar los que separamos en los folders colgantes. La dinámica aquí es que todos los días revises el día indicado y no se te pase ninguna actividad. Así como estar manteniendo la dinámica cada vez que tengas algo por hacer en esa semana.
Espero que le des un buen uso a este maravilloso sistema ya que es una gran herramienta, así como espero que hayas disfrutado leer mi post tanto como yo disfruté escribiéndolo.
Saludos,
