Organizando La Oficina
Dicen que lo mejor para ti es lo que mejor te funciona, y creo que esas palabras son muy ciertas. Lo vivo con mis clientes cada vez que me preguntan qué es lo que está bien o mal, lo que es bueno o la mejor opción para ellos, y mi respuesta es siempre que no hay nada escrito, ni bueno ni malo, lo mejor siempre es lo que te funciona a ti en tu estilo de vida. No le va a funcionar lo mismo a un empresario de 40 años soltero viviendo en Manhattan, sin hijos y que trabaja 50 horas a la semana…que a una ama de casa, madre de 4 que trabaja medio tiempo y vive en los suburbios.
Es por eso que traigo para ustedes los 23 puntos de lo que he aprendido a través de los años y experiencias como Organizadora Profesional, para que los apliquen acorde a su forma de vida y a lo que mejor les funcione en su oficina, home office o estudio en el hogar.
El chiste es inspirarlos para que su lugar de trabajo sea un espacio productivo, armonioso, estético y funcional. Espero que les sirva mucho y lo disfruten.
Lo Que Toda Oficina Quiere Y Necesita:
La Mesa
1. Una mesa de trabajo adecuada y que vaya con el estilo del espacio en general: color, estilo, diseño, etc…
-En forma de I es inadecuada, ya que te saturas de cosas enfrente y a los lados y te quedas sin espacio para trabajar.
-En forma de L o U son ideales. Así tendrás espacio para poner las cosas a un costado o costados y tu espacio de trabajo estará libre.
El Archivero
2. Archivero al alcance de tu mano desde tu silla. Si está cerca de ti, no te dará flojera archivar los papeles cuando sea necesario, y así evitarás el apilamiento de papeles a tu lado esperando “el momento que te den ganas de ir a archivarlo” jaja ¿te suena familiar?
La Silla
3. Una silla muuuuuy cómoda. Si eres de las personas que se pasan horas en su escritorio o trabajando en la computadora, puedes ayudar mucho a tu espalda y anexos a por lo menos estar cómoda y en una postura adecuada. *Es recomendable poner una alfombra protectora debajo de la silla, para que cuando te mueves en ella (si tiene rueditas) o la muevas tu, no se maltrate el piso.
Los Ayudantes
4. Al menos dos cajones en el escritorio para poner ahí los suministros de uso común. Todo lo que necesitas para trabajar debe ir ahí: lápices, plumas, engrapadora, regla, perforadora, tinta, puntillas, marcador, post-its, cinta adhesiva, etc. Es muy frustrante que tengas que dejar una tarea o trabajo a medias porque te falta “algo” y tengas que salir para comprarlo…dejando en pausa tu valiosa tarea.
5. Iluminación adecuada. Tus ojos te lo van a agradecer y tu desempeño será mucho mejor.
6. Área de suministros de repuesto. Para esas ocasiones en las que se termina algo o ya no sirve, siempre ten respuestas a la mano y así no tengas que interrumpir tareas hasta poder adquirirlo. Ejemplo: grapas, hojas de impresora, tinta de impresora, clips, etc. Cada vez que uses el repuesto es recomendable hacer una nota de las cosas que necesitas comprar para volver a poner en los repuestos.
7. Equipo de cómputo adecuado y el espacio suficiente para usarlo cómodamente.
8. Una buena impresora. Es importante tener junto a ella, dos pilas de hojas: para imprimir cosas importantes y finales, y hojas reciclables para imprimir borradores, pruebas o cosas que lo ameritan. Los árboles te lo agradecerán y te sentirás muy bien contigo misma.
9. Espacio de escritorio despejado para el trabajo y la creatividad. Encima de la parte frontal del escritorio solo debe ir la computadora, el mouse, el teclado, tus tarjetas de presentación (por si viene un cliente), post-its para anotaciones rápidas, un contenedor con pluma o lápiz, tu agenda y los folders de ACCIÓN (*Explicados más adelante brevemente pero si quieres aprender a usarlo extensamente explicado lo puedes leer aquí.)
10. Trituradora. Si tienes la posibilidad de tener una, es una herramienta muy importante, ya que protege tu información personal valiosa y además reduce el volumen de tus residuos inorgánicos de papel. (Y quedan listos para ser reciclados.)
11. Contenedores de Reciclaje. Es mucho más fácil reciclar si tienes los elementos enfrente recordándote hacerlo. Te recomiendo 3 cajas, canastas o contenedores para poner PAPEL PARA RE-USO, PAPEL PARA RECICLAR, PLÁSTICO. (Que serían las cosas que normalmente saldrían de una oficina, por lo que no menciono otras opciones de reciclaje, pero si crees que pueden aplicarse, adelante.)
12. Objetos de Inspiración. Fotos de tu familia, cuadros que te gusten y alegren el ambiente laboral, frases motivacionales enmarcadas, etc.
13. Una planta, flor o cactus, lo que mejor vaya con tu estilo. Recuerda que está viva y necesita luz, agua y cariño.
14. Calendario de pendientes del mes.
Este es uno que hice, desde cero, en mi tiempo libre.
Necesitaba uno y después de recorrer tiendas y no encontrar nada, decidí hacerlo personalizado y a mi gusto. ¿O no quedó lindo?
15. Sueñógrafo.
Este es uno de mis favoritos, y es un pizarrón, corcho o pared que tenga todas los elementos que te inspiren, que quieras visualizar para el futuro, que te motiven, que quieras hacer realidad, tus sueños, fotos, frases inspiradoras y demás cosas que cada vez que veas te hagan sonreír.
16. Contenedor para Proyectos. Este es otro de mis favoritos.
Una caja, contenedor, espacio, etc, en donde pongas todos los proyectos que alguna vez quisiste hacer pero… no te das a la tarea de hacerlo, no has tenido tiempo, se te olvida, ya ni te acordabas que lo querías hacer, etc.
Cada vez que tengas un tiempo libre, ve a tu caja de Proyectos y comienza con uno, y otro día otro, y así hasta que realices todas esas cosas que siempre quisiste hacer.
17. Contenedor de entrada de información, papel, datos, etc.
Tal como lo tenemos en nuestro correo electrónico, debemos tener un nuestra oficina un INBOX o bandeja de entrada.
Es ahí, justo como en el e-mail, en donde llega toda la información y luego nosotros vemos qué hacer con ella: tirarla, archivarla, o hacer algo al respecto (como pagar algo, contestarle a alguien, etc.)
Esto es complemento de los folders de lo que te hablaba y recuerda que puedes ver el proceso completo y explicado aquí.
18. Agenda. No hay nada menos profesional que dejar a alguien plantado o ser impuntual en una cita.
Siempre ten una agenda en donde puedas llevar una vida laboral y personal organizada.
19. Folders de ACCIÓN. Estos son los que mencioné antes, y los cuales van encima de tu escritorio.
Debes encontrar un organizador de folders (mínimo con 3 secciones) y poner 3 folders dentro.
Uno se llamará POR HACER, otro POR LEER, otro POR ARCHIVAR.
Si quieres saber cómo funciona el resto del sistema te invito a que lo leas aquí.
20. Tus reconocimientos. Es importante valorar la experiencia que has adquirido, los estudios que has tenido y los reconocimientos que has logrado.
Enmárcalos con un estilo que vaya con tu oficina y siéntete orgullosa de ellos.
21. Área creativa. Cada quien tiene su hobbie y es importante realizarlo de vez en cuando.
A mi me apasiona el Scrapbook y tengo mi sección en la oficina con todas las cosas que necesito para realizarlo.
¿Cuál es tu hobbie? Leer, tejer, dibujar, pintar, coser, escribir…. ¿Tienes un lugar especial para llevarlo a cabo?
22. Zona Zen. Hay dos tipos de lectura: la lectura pasiva y la lectura activa.
Cuando tenemos que leer un artículo y tomar notas, o leer un informe y subrayar, es una lectura activa y se puede realizar en tu escritorio, para que tengas los elementos necesarios a tu alcance.
Pero la lectura pasiva es la que debes hacer en un espacio tranquilo, alejado del teléfono y la computadora, en un sillón cómodo y con buena luz y con dichas lecturas en un lugar cerca de tu alcance. En donde disfrutes de tu lectura sin interrupciones y tengas un momento Zen contigo.
23. Música. No se ustedes, pero yo cada vez que hago alguna actividad en mi casa lo hago con música. Tengo de todos los géneros pero hago playlists especiales para cuando me baño, cuando lavo los platos, cuando cocino, cuando escribo o cuando me arreglo para salir. Te invito a que llenes tu casa de sonidos que te inspiren: desde sonidos del bosque y lluvia, hasta conciertos completos de música clásica o los Hits del momento.
